E-coaching is coaching op afstand, met behulp van Internet. Voor PMTO (zie rechter zijbalk) hebben we een systeem gebouwd dat e-coaching van therapeuten mogelijk maakt, ook wanneer de coaches zich in Amerika bevinden!
Wat doet het systeem?
Uitgangspunt bij het bouwen van het e-coachingsysteem was het maken van een zo eenvoudig mogelijk werkproces. Professionals in de gezondheidszorg hebben al genoeg te doen en een extra systeem moest ervaren worden als een hulp, niet als het zoveelste systeem waarin allerlei zaken gerapporteerd moeten worden.
- Van iedere sessie tussen therapeut en ouders wordt (met instemming van de ouders) een video-opname op een SD-kaart (vroeger op een mini-DVD) gemaakt. De sessie wordt eenvoudig in het systeem geadministreerd en de video wordt ge-upload naar de beveiligde video server.
- Therapeuten en supervisors hebben door het systeem helder inzicht in waar, wanneer en met wie sessies hebben plaatsgevonden, onderzoekers hebben beschikking over een grote hoeveelheid aan sessiegegevens, om zo constant de vinger aan de pols te kunnen houden wat betreft de kwaliteit.
In het verleden (bij de invoering van PMTO in Noorwegen) werden alle video's (toen nog op band) heen en weer tussen Noorwegen en de VS per post verstuurd. Om zeker te zijn, werd ook iedere band een keer gekopieerd, wat een enorme administratie en niet te vergeten fysieke opslag vroeg.
Behaalde voordelen
Door invoering van dit systeem werden de volgende voordelen behaald:
- de docenten hebben direct zicht op de verrichtingen van hun leerlingen (therapeuten in opleiding).
- de therapeuten administreren in dit systeem zelf hun voortgang en krijgen zowel telefonisch als via het systeem feedback op hun werk. Hierdoor zien zij (en hun supervisors) de voortgang van de opleiding. Door de therapeuten zelf de administratie te laten doen, wordt een foutenbron (overtypen van data vanaf formulieren) geëlimineerd.
- de doorlooptijd tussen een sessie en uiteindelijke feedback is aanzien verkort.
- alle online video's zijn zo nodig direct en meerdere malen, op diverse plekken ter wereld, te raadplegen. Dit is van groot nut gebleken doordat de oorspronkelijke ontwikkelaars zo over de schouder konden meekijken hoe de Nederlandse therapeuten presetterden.
- de fysieke opslag van video's is teruggebracht tot één server in ons data center (met een backup met een backup in een ander data center), vergeleken met een magazijn (in Noorwegen en in de VS).
Mogelijke aanpassingen
Het systeem is op maat gemaakt naar de behoeften zoals die golden bij een project met veel betrokkenen in Nederland en een aantal andere landen. De feedback die we kregen was: "Prachtig systeem en heerlijk dat alles voor ons op maat gemaakt kon worden." en "Als we iets veranderd willen hebben, staat het vaak de dag erna al online!"
Een voorbeeld van mogelijke aanpassingen:
- video is niet altijd zinnig, bijvoorbeeld bij telefonische klantcontacten. Het systeem is prima te gebruiken zonder de videomogelijkheden en eventueel met mogelijkheden voor geluidopname of vastlegging van chats..
- de workflow is voor PMTO aangepast aan de situatie met jeugdzorg en jeugdpsychiatrieinstellingen, met interne supervisors en een extern trainersnetwerk. Per project wordt dit ingericht, passend bij de deelnemers.
- Indien gewenst kunnen allerlei formulieren voor onderzoek en voor vastlegging van administratieve gegevens via dit systeem beschikbaar gemaakt worden. Ook kunnen er koppelingen gemaakt worden met al aanwezige systemen.