Hoe plan ik een online vragenlijst?

De ervaring leert dat een goede voorbereiding voor het uitzetten van een online vragenlijst van belang is. Een goede voorbereiding draagt bij aan een efficiente uitvoering en (uiteindelijk) de meest zinvolle informatie.

Onderstaand een aantal tips:

Projectgroep

Om voldoende relevante informatie te verkrijgen is een optimale aansluiting bij de beleving in de organisatie essentieel. Het best kun je daarom werken met een projectgroep (brede vertegenwoordiging uit ‘het systeem’, zoals de organisatie, de school of de wijk) die het online enquêteren voorbereidt en begeleidt. Deze projectgroep kan, vanuit de doelstelling van de enquete, toetsen of de enquete inhoudelijk voldoende aansluit bij de doelgroep en op welke manier je de vragen het beste kunt weergeven.

Ook kan de doelgroep inschatten op welke manier je de mensen het beste kunt uitgenodigen.

Doel en inhoud van vragenlijst bepalen

Maak helder wat het doel van de enquête is en in welk kader je dit onderzoek doet. Het is van belang dat dit doel breed gedragen wordt binnen ‘het systeem’ (de organisatie, school of wij). Zonder een helder en gezamenlijk gedragen doel moet je je afvragen of je een online enquete moet uitzetten. Vervolgens is het van belang dat de inhoud aansluit bij dit doel. Dat klinkt voor de hand liggend, maar vaak wordt om pragmatische redenen gekozen voor standaard (gevalideerde) vragenlijsten. Het is echter van belang na te gaan of de vragenlijsten voor de doelgroep logisch aansluiten bij het doel. Het gaat veelal om het zoeken van een vragenset op maat, bestaande uit een goede mix van standaard gevalideerde vragenlijsten en specifieke ‘logisch door de doelgroep te verwachten’ pragmatische vragen.

Voorbereiding voor het uitzetten

Het van belang om bij de start van het project gelijk al na te denken over het uitzetten van de online enquete. En voorbereidende activiteiten gelijk op te starten. De ervaring leert dat deze werkzaamheden niet onderschat moeten worden en dat ze vaak ook veel tijd vergen. Het gaat bijvoorbeeld om:

  1. Bepaal welke groepen mensen je wel/ niet wilt benaderen voor de vragenlijst
  2. Stel daarvoor een "uitnodigingslijst" samen en controleer het bestand. Het samenstellen van het e-mail bestand met mensen die zullen worden benaderd voor de enquête blijkt telkens een behoorlijke klus. Wacht daar niet te lang mee. Maak ook afspraken hoe je om wilt gaan met:
    1. niet complete lijsten of achterhaalde e-mail adressen.
    2. mensen die wel tot je doelgroep horen, maar niet per email te bereiken zijn
    3. respondenten die tijdens de looptijd aangeven de uitnodiging niet ontvangen te hebben, of deze op een ander adres te willen ontvangen
  3. Maak een keuze namens wie de enquete wordt uitgezet. Namens de directie van een bedrijf, de projectleider, de projectgroep etc.
  4. Maak een tekst voor de e-mail of brief waarmee je de mensen uitnodigt. Overwegingen daarbij: vermelden van het doel van het onderzoek, duur van het invullen, wat er met de resultaten gedaan wordt, of de enquête anoniem kan worden ingevuld en zo ja hoe de anonimiteit wordt geborgd, toe wie men zich kan wenden met vragen etc.
  5. Maak een tekst voor het beginscherm van de online enquête. Daarin praktische zaken als duur van het invullen, al dan niet kunnen afbreken/ opslaan etc.
  6. Maak met de projectgroep afspraken over de respons en het streven naar een responspercentage. Wil je reminders sturen? Zo ja, wanneer (tijdgebonden of responsafhankelijk)? Welke uitsplitsingen wil je daarvoor hanteren (naar subgroepen of de totale populatie)?
  7. Check de versie(s) van browser(s) indien relevant. (Internet Explorer 6.0 is berucht...)

Communicatie

  1. Zorg voor communicatie voor, tijdens en na het online staan van de enquête. Bespreek de wijze waarop de online enquête zal worden gecommuniceerd. Informeer je alleen de doelgroep, of een bredere populatie in ‘het systeem’ (de organisatie, de school of de wijk)? Welke communcatiemiddelen wil je inzetten? Gebruik je standaard communicatiemiddelen die er binnen ‘het systeem’ al aanwezig zijn? Of zet je extra communicatiekanalen in? Kun je je doelgroep bereiken via een Intranet, Twitter of een ander sociaal netwerk?
  2. Bepaal of je responsgegevens tijdens het online staan van de enquête wilt communiceren of niet.
  3. Bepaal of je direct na het invullen van de enquête de respondent "live" feedback geeft van haar/zijn eigen resultaten en eventueel afgezet tegen de hele populatie of een deel ervan.
  4. Maak afspraken over de terugkoppeling van alle resultaten (tijdspad, verdeling naar subgroepen) en de wijze van rapporteren (rapportage, powerpoint, mondeling) en aan wie de resultaten zullen worden teruggekoppeld.

Met veel dank aan Arjella van Scheppingen (TNO)

Ingezonden door Tammo ter Hark op 11 mei, 2011 - 12:08
Trefwoorden: